Pitkä versio

Rekisterinpitäjä

Hubble Oy (2828213-4)
Eteläkauppatori 4 A, 5. kerros, 28100 Pori
info@hubble.fi

Tietosuoja-asioista vastaa toimitusjohtaja. Tietosuojavastaavaa emme ole nimenneet. Lähetä tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt osoitteeseen info@hubble.fi.

Asiakkuudet ja myynti

• Keitä koskee: asiakkaidemme, yhteistyökumppaniemme ja mahdollisten asiakkaiden yhteyshenkilöitä.
• Tarkoitus: asiakassuhteen hoitaminen, yhteydenpito, tarjoukset ja myynti.
• Tiedot: nimi, organisaatio, työsähköposti, puhelinnumero ja toimipaikan osoite sekä merkinnät yhteydenpidosta, kuten palaverimuistiot.
• Mistä tiedot saadaan: sinulta itseltäsi tai edustamaltasi organisaatiolta. Aiemmin olemme ostaneet yhteystietoja Finder-yrityshakupalvelusta. Tällä hetkellä emme osta tietoja.
• Peruste: oikeutettu etu. Etumme on hoitaa asiakkuuksia ja kertoa palveluistamme organisaatioille, joille niistä voi olla hyötyä.
• Säilytysaika: asiakkuuden ajan ja 2 vuotta sen päättymisestä. Jos asiakkuutta ei synny, 2 vuotta viimeisestä yhteydenpidosta.
• Järjestelmä: Pipedrive.

Uutiskirje ja markkinointiviestit

• Keitä koskee: uutiskirjeen tilaajia sekä asiakkaiden ja mahdollisten asiakkaiden yhteyshenkilöitä.
• Tarkoitus: tiedottaminen palveluistamme, tapahtumista ja ajankohtaisista asioista.
• Tiedot: nimi, työsähköposti ja organisaatio sekä tieto viestien avaamisesta ja linkkien klikkauksista.
• Peruste: tilaajien osalta suostumus. Muiden osalta oikeutettu etu: lähetämme organisaatioiden yhteyshenkilöille vain työtehtäviin liittyviä viestejä, kunnes vastaanottaja kieltää ne.
• Viesteistä kieltäytyminen: jokaisessa viestissä on linkki, jolla voit perua tilauksen. Lähetykset loppuvat heti. Voit myös ilmoittaa kiellosta osoitteeseen info@hubble.fi.
• Säilytysaika: säilytämme tiedon kiellosta, jotta emme lähetä sinulle viestejä uudelleen. Muuten yhteystiedot säilytetään kuten kohdassa Asiakkuudet ja myynti.
• Järjestelmät: Mailchimp ja Pipedrive.

Palaverien tallenteet

• Keitä koskee: sisäisten palaverien ja asiakaspalaverien osallistujia.
• Tarkoitus: palaverimuistion laatiminen ja sovittujen asioiden kirjaaminen.
• Tiedot: äänitallenne, siitä tehty litterointi ja muistio sekä osallistujien nimet.
• Toimintatapa: kerromme tallennuksesta osallistujille etukäteen, ja voit pyytää, ettei palaveria tallenneta. Tallenne litteroidaan ja tiivistetään muistioksi tekoälyn avulla.
• Peruste: oikeutettu etu. Etumme on kirjata palaverissa sovitut asiat oikein.
• Säilytysaika: tallenne säilytetään, kunnes muistio on tehty, kuitenkin enintään 12 kuukautta. Pipedriveen tallennettu muistio säilytetään kuten kohdassa Asiakkuudet ja myynti.
• Järjestelmät: Plaud (tiedot EU:ssa) ja Pipedrive.

Asiakastuki

• Keitä koskee: asiakkaidemme yhteyshenkilöitä ja käyttäjiä, jotka lähettävät tukipyyntöjä.
• Tarkoitus: tuki- ja muutospyyntöjen käsittely.
• Tiedot: nimi, sähköposti, puhelinnumero ja organisaatio sekä pyynnön sisältö, liitteet ja käsittelyhistoria.
• Peruste: oikeutettu etu. Etumme on tuottaa edustamallesi organisaatiolle sopimuksen mukaista tukea.
• Säilytysaika: asiakkuuden ajan ja 2 vuotta sen päättymisestä.
• Järjestelmä: Freshdesk (palvelu.hubble.fi), tiedot EU:ssa.

Työnhakijat

• Tarkoitus: rekrytointi ja hakijan soveltuvuuden arviointi.
• Tiedot: yhteystiedot, hakemus, ansioluettelo ja todistukset, haastattelumuistiinpanot sekä suosittelijoilta saadut tiedot.
• Mistä tiedot saadaan: hakijalta itseltään, tyypillisesti sähköpostilla tai LinkedInin kautta. Suosittelijoihin otamme yhteyttä vain hakijan suostumuksella.
• Peruste: hakijan pyynnöstä tehtävät toimenpiteet ennen työsopimuksen tekemistä sekä oikeutettu etu.
• Säilytysaika: 2 vuotta hakuprosessin päättymisestä, jotta voimme vastata rekrytointia koskeviin vaatimuksiin.
• Järjestelmät: Microsoft 365 ja LinkedIn.

Sivustojen kävijät

• Sivustot: hubble.fi, joku.ai ja silma.io.
• Tarkoitus: sivustojen toiminta, kävijätilastot ja sivustojen kehittäminen, mainonnan kohdentaminen ja tulosten mittaaminen sekä sivuilla vierailevien organisaatioiden tunnistaminen myyntiä varten.
• Tiedot: IP-osoite, selain- ja laitetiedot, vieraillut sivut ja ajankohdat, sivu, jolta tulit, sekä evästeiden ja vastaavien tekniikoiden tunnisteet.
• Peruste: välttämättömät evästeet oikeutetun edun perusteella, koska ilman niitä sivusto ei toimi eikä suostumustasi voi tallentaa. Analytiikka- ja markkinointievästeet sekä vastaavat tekniikat vain suostumuksellasi.
• Organisaatioiden tunnistus: Leadfeeder päättelee IP-osoitteesta, minkä organisaation verkosta sivuilla vieraillaan. Emme käytä sitä yksittäisten henkilöiden tunnistamiseen. Jos organisaatiolla on meillä avoin myyntimahdollisuus, tieto vierailusta siirtyy Pipedriveen.
• Mainonta: sivustoillamme voi olla käytössä Metan pikseli (Facebook ja Instagram), LinkedIn Insight Tag ja Google Adsin konversioseuranta. Meta ja LinkedIn ovat näiden tietojen keräämisessä kanssamme yhteisrekisterinpitäjiä, ja ne käsittelevät tietoja myös omiin tarkoituksiinsa omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti: Meta, LinkedIn.
• Säilytysaika: Google Analyticsin ja Leadfeederin tiedot enintään 14 kuukautta. Suostumuksesi tallennetaan enintään 12 kuukaudeksi. Evästeiden voimassaoloajat näkyvät alla olevassa evästeluettelossa.
• Järjestelmät: Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Leadfeeder, Meta, LinkedIn ja Cookiebot.

Evästeet

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka sivusto tallentaa selaimeesi. Alla on luettelo sivustojemme evästeistä. Voit muuttaa tai perua suostumuksesi milloin tahansa luettelon linkeistä tai sivun alakulman evästekuvakkeesta.

Kenelle tietoja luovutetaan

Emme myy henkilötietoja. Tietoja käsittelevät puolestamme seuraavat palveluntarjoajat:

• Pipedrive OÜ, Viro: asiakkuudenhallinta
• The Rocket Science Group LLC (Mailchimp), Yhdysvallat: uutiskirjeet
• Google: sivustojen analytiikka, tagien hallinta ja mainonta
• Dealfront Group GmbH (Leadfeeder), Saksa: vierailevien organisaatioiden tunnistus
• Usercentrics A/S (Cookiebot), Tanska: evästesuostumukset
• Freshworks (Freshdesk): asiakastuki, tiedot EU:ssa
• Plaud: palaverien tallenteet ja muistiot, tiedot EU:ssa
• Microsoft: sähköposti ja tiedostot
• Louhos Digital: hubble.fi-sivuston ylläpito

Mainonnan seurannassa Meta ja LinkedIn ovat yhteisrekisterinpitäjiä, kuten edellä kerrotaan. Lisäksi luovutamme tietoja viranomaisille, jos laki sitä edellyttää.

Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Mailchimp, Google, Meta ja LinkedIn käsittelevät tietoja myös Yhdysvalloissa. Siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–US Data Privacy Framework) tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin. Myös EU:ssa toimivien palveluntarjoajien alihankkijat voivat käsitellä tietoja EU:n ulkopuolella. Silloin siirrot perustuvat samoihin suojakeinoihin.

Tietojen suojaaminen

Käyttöoikeudet on rajattu niille, jotka tarvitsevat tietoja työssään. Keskeisissä palveluissa on käytössä monivaiheinen tunnistautuminen, ja koko henkilöstö on sitoutunut salassapitoon. Rakennamme tietoturvan hallintajärjestelmää ISO/IEC 27001 -standardin pohjalta.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• saada tietää, mitä tietoja sinusta käsittelemme, ja saada niistä kopio
• vaatia virheellisten tietojen korjaamista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja kieltää suoramarkkinointi milloin tahansa
• saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen
• perua suostumuksesi milloin tahansa. Peruminen ei vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.

Lähetä pyyntö osoitteeseen info@hubble.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi.

Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle: tietosuoja.fi.

Automaattinen päätöksenteko ja tietojen antaminen

Emme tee sinua koskevia automaattisia päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia. Mainontaa voidaan kohdentaa evästeiden perusteella, jos olet antanut siihen suostumuksen.

Tietojen antaminen on vapaaehtoista. Ilman yhteystietoja emme kuitenkaan voi esimerkiksi vastata tukipyyntöön tai käsitellä työhakemusta.

Kun käsittelemme tietoja asiakkaan lukuun

Käyttöpalvelussa sekä Joku.ai- ja Silma.io-palveluissa käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja heidän lukuunsa. Tällaisia ovat esimerkiksi käyttäjätilit sekä palveluihin tallennetut dokumentit ja tilaukset. Silloin rekisterinpitäjä on asiakkaamme, ja käsittelystä kerrotaan asiakkaan omassa tietosuojaselosteessa. Jos haluat käyttää oikeuksiasi näiden tietojen osalta, ota yhteyttä organisaatioon, jonka kautta käytät palvelua. Avustamme asiakasta pyyntöjen käsittelyssä.

Työntekijät

Kerromme työntekijöillemme heidän henkilötietojensa käsittelystä erikseen.

Muutokset

Päivitämme selostetta, kun käsittely muuttuu. Tämä versio on päivitetty 17.10.2026. Aiempi versio koski vain markkinointirekisteriä.